Mengenal 4 Tipe HRIS System yang Umum Digunakan Beserta Manfaatnya

 

Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah sistem perpaduan teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia (human resource). Selama ini, pengelolaan karyawan dikenal memakan waktu lama dan cukup rumit. Keberadaan HRIS system dapat memudahkan pekerjaan HRD dalam pengelolaan karyawan di sebuah perusahaan. Sehingga HRD bisa mengalokasikan waktu mereka untuk pekerjaan lain yang membutuhkan fokus dan analisis mendalam.

Namun, perlu dipahami bahwa kehadiran HRIS system bukanlah untuk menggantikan keberadaan HRD, melainkan untuk melengkapi peranan HRD dalam perusahaan. Dengan begitu, HRD pun dapat memaksimalkan kinerjanya dan menciptakan sumber daya manusia yang unggul serta kompeten.

Ada berbagai HRIS system yang ditawarkan oleh vendor di luar sana. Namun, apakah Anda tahu bahwa terdapat 4 jenis HRIS system yang umum digunakan oleh perusahaan? Apa saja software tersebut?

1. Operational HRIS

Operasional HRIS sangat membantu manajer untuk mendukung keputusan sumber daya manusia yang rutin dan berulang melalui data. Operational HRIS akan mengumpulkan dan melaporkan data sumber daya manusia, mencakup informasi tentang karyawan dan posisi organisasi dan juga tentang peraturan pemerintah. HRD mempunyai kendali sepenuhnya atas akses data semua karyawan serta mengambil keputusan soal pengelolaan karyawan.

Jika dibagi lagi, terdapat beberapa jenis dari operational HRIS yakni:

  • Sistem yang mengelola informasi karyawan
  • Sistem untuk mengelola dan mengontrol tiap posisi atau jabatan
  • Sistem manajemen performa

2. Tactical HRIS

Sementara itu, Tactical HRIS membantu HR manager melalui dukungan untuk keputusan yang menekankan alokasi sumber daya. Adapun ruang lingkup dari Tactical HRIS adalah rekrutmen, analisis pekerjaan, dan pelatihan dan pengembangan, serta perencanaan kompensasi karyawan. Jenis-jenis dari tactical HRIS antara lain:

Job Analysis and Design Information System

  • Sistem informasi rekrutmen
  • Sistem informasi kompensasi dan benefit
  • Sistem pelatihan dan pengembangan karyawan

3. Strategic HRIS

Tujuan utama dari HRIS system jenis strategic adalah untuk memiliki gagasan yang baik secara keseluruhan mengenai sumber daya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja. Strategis HRIS berfokus kepada dukungan terhadap negosiasi dalam aspek tenaga kerja, perencanaan tenaga kerja, dan perangkat lunak sumber daya manusia khusus tertentu. Bagian dari strategic HRIS antara lain:

  • Information System Supporting Workforce Planning
  • Human Resource Information System Software
  • Information System Supporting Labor Negotiation

4. Comprehensive HRIS

Dan jenis HRIS yang terakhir adalah comprehensive HRIS. Sistem dari comprehensive HRIS disokong oleh database yang terintegrasi dari berbagai informasi dan data perangkat lunak. Sehingga sehingga sistem dapat menghasilkan laporan yang berguna untuk analisis posisi karyawan, perencanaan kerja, penilaian kinerja, dan lainnya.

Talenta by Mekari merupakan contoh dari comprehensive HRIS yang banyak digunakan di Indonesia. Talenta by Mekari memiliki berbagai modul lengkap yang mendukung pengelolaan kinerja HRD secara holistik, seperti time management, payroll, performance management, succession, learning and development, dan lain-lain.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Semua modul tersebut juga diperkuat dengan keberadaan sistem keamanan yang ketat. Sehingga para client dari Talenta by Mekari tidak khawatir mengenai adanya kebocoran dan manipulasi data.

Manfaat Menggunakan HRIS System

Secara spesifik, berikut ini beberapa manfaat yang dapat diperoleh jika mengandalkan HRIS system pada manajemen HR perusahaan.

1. MENGOPTIMALKAN PROSES REKRUTMEN

Dengan menggunakan HRIS system, proses rekrutmen yang dilakukan perusahaan dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Seluruh data calon pelamar dapat ditempatkan di satu sistem dan disortir sesuai kebutuhan. Hal ini aka memudahkan tim HR dalam melakukan rekrutmen yang optimal secara otomatis.

2. MEMUDAHKAN PEMANTAUAN ABSENSI KARYAWAN

HRIS system juga membantu perusahaan dalam memantau absensi karyawan secara mudah. Dengan adanya sistem absen yang terintegrasi pada sistem HR, tentu akan mudah melihat satu persatu informasi kehadiran karyawan setiap harinya. Termasuk, informasi keterlambatan maupun kelebihan jam kerja, serta informasi apakah karyawan berhalangan hadir atau tidak. Hal ini dapat membantu tim HR memantau performa kehadiran seluruh karyawan secara akurat dan cepat.

3. MEMBANTU PERHITUNGAN PAYROLL OTOMATIS

Salah satu hal yang penting terkait pengelolaan karyawan termasuk melakukan pembayaran payroll setiap bulannya. Sebab itu, sangat penting memastikan bahwa payroll yang dibayarkan pada karyawan sudah tepat dan tidak memiliki kesalahan yang merugikan. Baik untuk sisi karyawan maupun untuk sisi perusahaan.

Di sini, HRIS system dapat membantu melakukan hal tersebut secara otomatis. Perusahaan tidak perlu lagi melakukan pekerjaan perhitungan payroll secara manual. Ditambah, umumnya HRIS system memiliki integrasi antara payroll dan kehadiran. Sehingga perhitungan payroll tentu lebih tepat dan akurat daripada dilakukan secara manual.

4. MENJAMIN KEAMANAN DATA KARYAWAN

Manfaat HRIS system berikutnya yaitu menjamin keamanan data karyawan yang diinput ke dalamnya. Hari-hari ini risiko kejahatan siber makin marak dan pencurian data atau informasi penting bukan hal yang baru lagi. Maka dari itu sangat penting agar perusahaan meningkatkan kewaspadaan dalam hal tersebut. Salah satunya dengan menggunakan HRIS system yang dapat menghindari resiko kebocoran data karyawan.

5. MEMBANTU PEMBUATAN LAPORAN BULANAN

Kebanyakan HRIS system juga bermanfaat untuk membantu pelaporan bulanan yang diperlukan oleh perusahaan. Baik dari segi performa kehadiran karyawan, informasi payroll, administrasi HR, dan lain sebagainya. Perusahaan dapat dengan mudah mendapatkan laporan singkat yang akurat yang mampu menjadi dasar analisa untuk ke depannya.

Melalui penggunaan HRIS system dengan basis cloud, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola karyawan yang lebih baik dan optimal. Terutama dalam hal fleksibilitas yang dibutuhkan perusahaan di masa sekarang ini.

Itulah ulasan mengenai 4 Tipe dan manfaat HRIS system di Indonesia. Perusahan dapat memilih HRIS system mana sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta skala operasional. Jika perusahaan salah memilih sistem, maka tidak akan cocok dengan operasional secara keseluruhan dalam pengelolaan karyawan. Semoga ulasan singkat di atas dapat membantu dan menambah wawasan Anda!